Persondatapolitik

Denne persondatapolitik beskriver hvordan FolkeFerie.dk (FolkeFerie, ”vi”, ”vores”, ”os”) behandler* persondata, og omfatter personoplysninger som du afgiver til os, eller som vi indsamler via én af vores hjemmesider.

Begrebet ”behandler” dækker, i den her sammenhæng, enhver form for håndtering af oplysninger; Indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, ændring, søgning, transmission, overladelse, videregivelse, sammenstilling, samkøring, blokering, sletning eller tilintetgørelse.  

FolkeFerie.dk er dataansvarlig for behandling af persondata på www.folkeferie.dk samt andre hjemmesider i FolkeFerie.dk’s regi (www.folkeferie.se, www.malta.dk, www.folkeferiefonden.dk).

Såfremt du har bemærkninger eller spørgsmål til denne persondatapolitik, eller om du ønsker gøre brug af én eller flere af dine rettigheder som beskrevet i pkt. 6, kan du kontakte:

FolkeFerie.dk
Søndre Fasanvej 98
DK-Valby

Tlf. nr.: +45 33 27 65 00
E-mail: info@folkeferie.dk

Definition af personoplysning

Personoplysning er alle former for oplysninger, der kan knytte sig til en bestemt person, eller en oplysning, der kan bruges til at identificere en bestemt person der er i live, direkte eller indirekte. F.eks. navn, adresse, telefonnummer, rejsebevisnummer, personnummer og IP-adresse.

FolkeFerie.dk indsamler først og fremmest persondata direkte fra dig; i forbindelse med bestilling af rejse (online eller ved personlig kontakt), når du tilmelder dig vores nyhedsbrev eller når du anvender vores digitale ydelser.

Indsamling ved bestilling af rejse online eller ved personlig kontakt

Når du bestiller en rejse hos FolkeFerie.dk eller kontakter os, indsamler vi de nødvendige oplysninger med det formål at vi kan levere de bestilte produkter og tjenester og opfylde vores kontrakt med dig. Vi kan også behandle dine persondata for at overholdende gældende lovkrav til regnskab og bogføring. Dine oplysninger kan blive brugt til at sende dig postomdelt tilbudsmateriale med mindre din adresse er omfattet af Robinson-listen, at din modtageradresse ikke kan valideres eller ved at du tidligere har frabedt dig at modtage postomdelt materiale.

De oplysninger som kan indsamles er:

• Navn, fødselsdato og køn for alle rejsende som bestillingen omfatter, samt adresse og kontaktoplysninger på bestilleren.
• Betalingsoplysninger

Ved personlig kontakt via f.eks. e-mail eller telefon, indsamler vi også evt. særlige oplysninger, som du selv vælger at give os omkring dig selv eller medrejsende, f.eks. medicinske forhold, allergier, handicap eller særlige ønsker til kost.

Hvis din bestilling eller forespørgslen også omfatter børn, indsamler vi de nødvendige oplysninger om barnet, uanset om det foregår online eller ved personlig kontakt.

Formålet med behandlingen er, at vi kan levere de produkter og ydelser, du har bestilt og i øvrigt opfylde vores aftale med dig, og at kunne administrere din ret til at reklamere. Vi behandler også oplysninger om dine køb for at overholde lovkrav, herunder bogføring og regnskab.

Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1.

Tilmelding til nyhedsbrev og venteliste samt julekalender

Ved tilmelding til vores nyhedsbrev kan vi bl.a. indsamle navn og e-mail adresse med det formål at varetage vores interesse i at kunne levere nyhedsbrevet til dig. Du kan til enhver tid, vælge at afslutte abonnementet. Ved tilmelding til vores julekalender kan vi bl.a. indsamle navn og e-mail adresse for at kunne sende julekalender-mails til dig. Du kan til enhver tid vælge at afslutte abonnementet.

Retsgrundlaget for behandlinger er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1, litra f.

Ved tilmelding til venteliste, indsamler vi bl.a. din e-mail adresse for at kunne kontakte dig, når rejsen er lagt til salg. Tilmeldinger til ventelister bliver ikke gemt.

Vælger du at oplyse andre oplysninger, indsamler vi også dem.

Dine oplysninger kan blive brugt til, at sende dig postomdelt tilbudsmateriale med mindre din adresse er omfattet af Robinson-listen, at din modtageradresse ikke kan valideres, eller ved at du tidligere har frabedt dig at modtage postomdelt materiale.

Indsamling fra anden end dig (f.eks. medrejsende)

Hvis en anden person kontakter os eller foretager en reservation, hvor du er involveret, og i den sammenhæng afgiver dine personoplysninger, er vores udgangspunkt at den der afgiver oplysningerne, har indhentet medrejsendes samtykke. Det samme gør sig gældende, hvis du afgiver personoplysninger om medrejsende.

Indsamling via digitale ydelser

Når du besøger én af vores digitale ydelser, f.eks. hjemmeside eller app, indsamler vi automatisk oplysninger om dig og din brug af tjenesten. F.eks. hvilken browser du bruger, geografisk lokalitet, hvilke produkter du kigger på samt søge- og købsadfærd. Formålet er at optimere brugeroplevelsen og hjemmesidens funktion, samt at kunne foretage målrettet markedsføring i nyhedsmails (hvis du er tilmeldt vores nyhedsmail), og reklamer på f.eks. Google og Facebook.

Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1.

Vi bruger cookies til indsamling og analyse af brugeradfærd og personalisering. Læs om vores anvendelse af cookies her.

Instagramside

Når du besøger vores Instagramside, skal du være opmærksom på, at vi bruger Facebooks analyseværktøj "Indblik i Instagram" for at få statistikker over besøgende og for at få indsigt i brugernes adfærd på vores Instagramside, herunder antal likes, hvem der liker, antal sidevisninger og interaktioner med siden, tilbagekaldelse af likes og rækkevidde af opslag mv.

I den forbindelse indsamler vi og Instagram oplysninger som fælles dataansvarlige. Du kan få flere oplysninger om denne behandling her https://www.facebook.com/help/instagram/519522125107875.
Ved at have oprettet en Instagramside er vi automatisk omfattet af den aftaletekst, som Facebook, herunder også Instagram, der ejes af Facebook, har udarbejdet om fælles dataansvar. Du kan læse aftalen her: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

Det er vigtig for os, at du føler dig tryg og sikker med hvordan FolkeFerie.dk behandler dine personoplysninger.

Personoplysninger kan behandles, hvis mindst én af nedenstående betingelser er opfyldt;

• Det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
• Det er nødvendigt for at vi kan overholde en retslig forpligtelse (f.eks. indberetning)
• Det er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til personet vejer tungere.
• Personoplysninger kan også behandles med det formål, at vi skal opfylde en retslig forpligtelse vedrørende f.eks. sikkerhed og indberetning.

Vi gennemfører løbende optagelse af telefonsamtaler i uddannelseshenblik.

Administration og kundeservice før, under og efter din rejse

Dine personoplysninger bliver brugt for at kunne levere den rejse- og serviceydelser du har bestilt hos os, samt for at give dig bedt mulig kundeservice før, under og efter din rejse. Herunder bl.a. udstede billetter og rejsebeviser, foretage hotelreservation, imødekomme særlige ønsker (bl.a. medicinske forhold).

Visse typer personoplysninger kan klassificeres som ”særligt følsomme”, bl.a. religion og helbredsmæssige forhold. Vi behandler kun sådanne oplysninger, når det er absolut nødvendigt og i overensstemmelse med vores persondatapolitik, f.eks. hvis du bestiller specialmad, medicinsk assistance eller hvis du på anden måde vælger at oplyse følsomme personoplysninger til os.

Opfyldelse af kontrakt inkluderer også tillægsydelser som du har bestilt, fx. udflugter, lejebil og fly mad. Videre bliver dine personoplysninger også brugt til administration af rejsen, herunder afregning, bogføring, revision, refusion.

Vi bestræber os altid på, at give dig den bedste mulige service hvis du kontakter os med spørgsmål, kommentarer og/eller reklamationer. Bl.a. dit navn og bookingnummer kan blive brugt til at identificere dig og den rejse du har bestilt hos os. I tilfælde af, at vi får brug for at kontakte dig, bruger vi de kontaktoplysninger som du har afgivet, f.eks. telefonnummer (opkald eller sms) eller e-mail.

Når du bestiller en rejse hos os, bruger vi dine personoplysninger til at sende bookingbekræftelse, relevant rejseinformation inkl. tilvalg relateret til rejsen. Informationen bliver sendt til den mail adresse som står på bestillingen. Bookingbekræftelse kan, på opfordring fra dig, også sendes per post.

Bekræftelsesmail (f.eks. bestilling, betaling, annullering) samt evt. rykkermails sendes pr. mail til den mailadresse eller pr. sms til det telefonnummer, som står på bestillingen.

Ved flytidsændringer eller andre betydende ændringer i forhold til din rejse (før og under) kontakter vi dig per mail, sms og/eller telefonisk, efter hvad der er mest hensigtsmæssigt.

Det er bl.a. i dialog med vores kunder, som vi kan blive endnu bedre og udvikle vores produkter og tjenester. Derfor bliver der udsendt et spørgeskema pr. mail efter hjemkomst, som du kan vælge at besvare.

Markedsføring og personalisering

Hvis du vælger at tilmelde dig vores nyhedsmail, bruger vi dine personoplysninger for at kunne sende nyhedsmailen til dig, samt for at skræddersy indholdet til netop dig, ud fra bl.a. din rejsehistorik og brugsmønster. Ved hjælp af disse data giver vi dig de tilbud, som vi tror er mest fordelagtige for dig.

Personalisering indebærer at vi bruger de oplysninger som vi har indsamlet om dig og din færden på vores hjemmeside, til at tilpasse det indhold som bliver vist for dig, samt for at præsentere dig for tilbud og annoncer som vi tror ville interessere dig.

Vi bruger cookies til indsamling og analyse af brugeradfærd og personalisering.

Udvikling af ydelser og service

Vi bruger de oplysninger, som vi indsamler om vores kunder, til at udvikle og forbedre vores produkter og ydelser. Dette gælder vores digitale ydelser, hvor vi analyserer brugeradfærd for at udvikle, hvordan vi præsenterer oplysninger og kampagner samt udformer funktioner. Dette gælder også udviklingen af vores produkter efter kundernes behov og adfærd og f.eks. for at afhjælpe mangler eller forøge sikkerheden.

Hovedsageligt bruger vi anonyme eller anonymiserede data på et aggregeret niveau for at foretage denne type analyse. Det kan dog ske, at vi også bruger personoplysninger, som vi har indsamlet, hvis det anses for at være relevant.

Lagringstider

FolkeFerie.dk følger god praksis i rejsebranchen; vi gemmer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt med henblik på behandling. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår for at opfylde bogføringslovens krav.

Personoplysninger indsamlet ifm. bestilling af rejse eller køb af gavekort, vil som udgangspunkt blive slettet 5 år efter udløbet af det kalenderår, hvori du har afrejst. Oplysninger kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring, f.eks. hvis opbevaring af nødvendig for, at vi kan opfylde lovkrav.

Hvis du reklamerer over en rejse gemmer vi dine oplysninger i 5 år fra afgørelsen.

Hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at administrere dette, så længe du ikke afmelder dig nyhedsbrevet eller informerer os om, at du ikke længere vil modtage dette. Du kan til enhver tid afmelde at modtage nyhedsbrevet.

Personoplysninger lagres forskellige steder alt efter formålet. Det kan betyde, at en oplysning, der er fjernet fra et system, fordi den ikke længere er nødvendig, stadig kan findes i et andet system, hvor den gemmes i henhold til en aftale eller til et andet formål, hvor der stadig er behov for personoplysningen.

Vi bruger cookies til indsamling og analyse af brugeradfærd og personalisering. Læs om vores anvendelse af cookies her.

Samarbejdspartners og IT-leverandører

FolkeFerie.dk samarbejder med eksterne partners og underleverandører, for at kunne levere de produkter og ydelser som vi tilbyder. Herunder bl.a. flyselskaber, hoteller og IT-leverandører, fælles for dem vi samarbejder med, er at vi kun deler de personoplysninger som er nødvendige for at opfylde kontrakten og levere den bestilte produkt eller tjeneste.         

I vores bestillingssystem og kundedatabase håndterer vi personoplysninger. Disse systemer er designet til at kunne levere de ydelser, som du har bestilt fra os, og til at kunne håndtere spørgsmål og kundepleje i forbindelse med udførelsen af disse ydelser. Disse systemer kan håndtere alle de personoplysninger, som vi indsamler.

Vi bruger eksterne leverandører (webanalysefirmaer) til analyse af brugeradfærd på vores hjemmesider og brugerfeedback. Disse virksomheder håndterer personoplysninger som personoplysningsassistent på vores vegne. De oplysninger, det drejer sig om, er først og fremmest oplysninger, der indsamles via cookies og håndteres på et anonymt og aggregeret niveau.

To af disse databehandlere, Google Analytics v/Google LLC. Og Facebook Inc. er etableret i USA. De fornødne garantier for overførsel af oplysninger til USA er sikret gennem databehandlerens certificering under EU-U.S. Privacy Shield, jfr. EU Persondataforordningens art. 45.

Kopi af Google LLC's certificering kan findes her: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI

Kopi af Facebook Inc.'s certificering kan findes her: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active

For at kunne styre vores virksomhed, benytter vi os af forskellige IT-tjenester og IT-systemer. I nogle af disse lagres og behandles personoplysningerne. I de systemer, der er installeret lokalt hos os, behandles oplysningerne kun af vores personale. For de tjenester, der er installeret hos vores leverandører, eller som består af en ”sky-tjeneste”, overfører vi personoplysninger til disse.

Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjepart.

Rejserelaterede ydelser

Hoteller

De hoteller vi benytter på vores destinationer, har adgang til de personoplysninger, som er nødvendige for, at en bestilling skal kunne foretages. Det vil sige, når det er relevant med oplysninger om navn, fødselsdato, alder og køn for alle passagerer på bestillingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende.

Flyselskaber

Vi tilbyder flyrejser med forskellige flyselskaber. De flyselskaber vi samarbejder med, får adgang til personoplysninger om de rejsende, der skal rejse med det pågældende flyselskab, f.eks. for- og efternavn for alle passagerer. Overførslen af oplysningerne for de rejsende sker via datasystemet Paxport, eller direkte til flyselskabet med passagerlister, sk. paxlister.

Handlingsagenter
Afhængigt af flyselskab og afrejselufthavn, benyttes forskellige former for handlingsagenter til at udføre tjenesteydelser i forbindelse med rejsen til lufthavnen. Det kan f.eks. dreje sig om check-in og bagagehåndtering. I forbindelse med udførelsen af disse ydelser kan handlingsagenten få adgang til visse personoplysninger, der er nødvendige for at kunne udføre tjenesten.

Taxfree

På rejser hvor vi benytter flyselskabet Atlantic Airways, kan du forudbestille taxfree-varer via Atlantic Airways Airshoppen. Leverandørerne af taxfree-varer kan få adgang til de personoplysninger, der er nødvendige for, at bestillingen skal kunne håndteres samt for at kunne sende et taxfreekatalog til dig som en service. Du finder hver leverandørs persondatapolitik på deres hjemmeside.

Øvrigt

Hvis du bestiller andre rejserelaterede ydelser via os, både indenfor og uden for EU/EØS, f.eks. udflugter eller andre aktiviteter, kan der i relevante tilfælde gives personoplysninger til den person, der skal udføre tjenesten, hvis det er nødvendigt for at levere den bestilte tjeneste. Det kan f.eks. være dit navn, fødselsdato, alder og køn for alle passagerer på bookingen, og adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende.

Betalingsløsninger

FolkeFerie.dk bruger eksterne leverandører til håndtering af betalingsydelser, som har adgang til personoplysninger med navne, adresser og betalingsoplysninger. Behandlingen er nødvendig for, at vi kan opfylde vores kontrakt med dig (levere de bestilte ydelser).

Kontaktydelser

Vores chatservice på folkeferie.dk stilles til rådighed af en ekstern leverandør. Leverandøren har adgang til de oplysninger, der gives i chatten. Du accepterer deres persondatapolitik når du kommunikerer med os via chatten.

Persondataforordningen stiller krav til transparens omkring behandling af dine oplysninger, hvor vi som dataansvarlig, skal oplyse dig om dine rettigheder. Vi vil opdatere eller slette dine oplysninger, medmindre det er nødvendigt at opbevare dem for at forfølge legitime, forretningsmæssige eller lovgivningsmæssige formål.

Indsigtsret

Retten til indsigt indebærer at du til enhver tid, kan anmode os om at blandt andet få oplyst hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener samt hvorfra oplysningerne stammer.

På baggrund at dette, har du mulighed for at kontrollere at personoplysningerne er korrekte og at behandlingen lever op til gældende lovkrav.

Retten til berigtigelse

Retten til berigtigelse betyder, at du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. Oplysninger som vi har indsamlet i forbindelse med bestilling af rejse, har du selv mulighed for at korrigere ved at logge in på ”Min billet” eller ved at kontakte os (se kontaktinformationer i afsnit 2).

Retten til sletning

Retten til sletning indebærer at du, i særlige tilfælde, har ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, f.eks. hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine personoplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde vores retslige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

Retten til begrænsning af behandling

I visse tilfælde, har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, til kun at bestå af opbevaring, hvis du f.eks. mener at de oplysninger vi behandler om dig, ikke er korrekte.

Retten til dataportabilitet

I visse tilfælde, har du ret til at få personoplysninger, som du selv har givet til os, udleveret. For det andet indebærer retten en mulighed for den registrerede til at overføre personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden. Data, der er skabt på baggrund af de persondata, som den registrerede har givet den dataansvarlige, er ikke omfattet af retten til dataportabilitet. 

Hvad sker der, hvis du ikke vil have, at vi skal behandle dine personoplysninger?

Nogle personoplysninger er vi nødt til at håndtere, for at kunne levere de tjenester og produkter, som du har efterspurgt fra os. Hvis du selv foretager en bestilling på hjemmesiden, er de nødvendige oplysninger markeret, så du tydeligt ser, hvilke det gælder. Vil du ikke oplyse disse oplysninger eller anmoder om, at de bliver slettet, vil vi ikke kunne levere tjenesten eller produktet.
 
Hvis du anmoder om, at vi ikke skal håndtere dine personoplysninger til markedsføring eller profilering, vil du ikke kunne modtage tilpasset tilbud og kommunikation fra os, og det kan betyde, at visse digitale tjenester ikke kan benyttes eller ikke fungerer optimalt.

Tilbagekaldelse af samtykke

Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger. For at tilbagekalde dit samtykke, bedes du skrive til os på info@folkeferie.dk. Ifm. tilbagekaldelse af samtykke, sletter vi dine personoplysninger og afbryder den behandling, der blev omfattet af dit samtykke.

Vær dog opmærksom på, at samme personoplysninger kan behandles både på baggrund af samtykket og fordi oplysningen er nødvendig eller for at overholde andre regler. Selvom du anmoder om tilbagekaldelse af samtykke, og den behandling som er baseret på samtykket ophører, kan personoplysningerne stadig opbevares hos os til andre formål.

Sådan gør du

For at anmode om indsigtsret, berigtigelse, sletning, begrænsning eller dataoverførsel skal du udfylde vores formular og sende det pr. post eller e-mail til den adresse, som står angivet i afsnit 2. Mærk brevet/mailen ”Henvendelse angående persondata”.

Når FolkeFerie.dk modtager en anmodning, er det vores ansvar at sikre os at den registrerede er den, som vedkommende præsenterer sig som. Det kan derfor blive nødvendigt at stille kontrolspørgsmål eller lignende, der kan bekræfte identiteten af den pågældende person.

Henvendelse angående persondata – til den ansvarlige for FolkeFerie.dk’s persondata - klik her. 

Oplysninger indsamlet ifm. tilmelding til vores nyhedsmail slettes når dit samtykke til nyhedsmail tilbagekaldes, medmindre vi kan henvise til en anden hjemmel for behandling af oplysningerne.

Oplysninger som vi indsamlet om dig, vil slettes eller opdateres snarest, medmindre det kan forsvares at opbevare dem for at forfølge forretningsmæssige, retslige eller legitime formål.

Hos os har sikkerhed højeste prioritet, og vi har truffet passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, forringes, ændres eller fortabes, samt mod at oplysningerne kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.

Vi foretager løbende foranstaltninger for at opfylde principperne om ”integreret databeskyttelse og databeskyttelse som standard". Vi evaluerer løbende risici i den personoplysningsbehandling, der finder sted, og tager de nødvendige forholdsregler for at mindske risikoen.

Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse. Vi uddanner løbende vores medarbejdere i spørgsmål om databeskyttelse.

Da der kan forekomme ændringer i vores Persondatapolitik, bedes du holde øje med evt. opdateringer jævnligt. Såfremt vi foretager betydelige ændringer i vores Persondatapolitik, vil vi sørge for at dette meddeles på vores hjemmeside(r.)

Persondatapolitik sidst opdateret: November 2018

Såfremt du har indsigelser over hvordan vi behandler dine personoplysninger, og denne indsigelse ikke kan imødekommes af FolkeFerie.dk’s dataansvarlige, kan du klage til Datatilsynet, som er den lokale tilsynsmyndighed i Danmark.